Właściciele małych firm coraz większą uwagę zwracają na możliwość obniżenia kosztów operacyjnych przy zachowaniu pełnej zgodności podatkowo-rachunkowej. Opcją dla takich przedsiębiorców okazują się rozwiązania hybrydowe, które łączą w sobie uproszczone formy opodatkowania z zewnętrzną obsługą księgową. W modelu tym uzyskać można korzyści ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, a zarazem zachować ergonomię procesów realizowanych przez zewnętrzny podmiot. Do zalet tego rozwiązania należy nie tylko uproszczona ewidencja i redukcja obciążeń administracyjnych, ale też dostęp do wsparcia specjalistów.
Ramy prawne ryczałtu w prowadzonej działalności
Aby przystąpić do ryczałtu, należy spełnić progi przychodowe określone w przepisach oraz dokładnie zweryfikować rodzaj przychodów. Wynika to z faktu, że dostępność takiej formy opodatkowania w dużej mierze zależy od profilu działalności przedsiębiorstwa oraz limitu osiąganych zysków. W przypadku usług, ustawodawca określa konkretne stawki i ograniczenia związane z ewidencją przychodów na ryczałcie. W praktyce oznacza to, że przekroczenie progu przychodowego obliguje przedsiębiorstwo do przejścia na inną formę rozliczeń. Jeżeli właściciel małej firmy planuje skorzystanie z modelu hybrydowego, musi już na samym początku odpowiednio zamodelować skalę przychodów oraz prawidłowo je zakwalifikować.
Outsourcing w warstwie operacyjnej
Z delegowaniem zadań księgowych i kadrowo-płacowych do odpowiednio wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego wiąże się wiele korzyści. Mała firma może dzięki temu skupić swoje zasoby na prowadzeniu podstawowej działalności, a jednocześnie utrzymać pełną zgodność z obowiązkami sprawozdawczymi. Outsourcing to rozwiązanie, które gwarantuje łatwy dostęp do określonych procedur kontrolnych i specjalistów doświadczonych w interpretacji poszczególnych regulacji. Obsługa w takiej formie może więc znacząco zminimalizować ryzyko błędów rozliczeniowych. Zewnętrzne usługi księgowe w praktyce dotyczą zarówno cyklicznej ewidencji przychodów, jak i przygotowywania deklaracji podatkowych. Ich zakres w modelu hybrydowym powinien być określony w sposób, który nie narusza warunków korzystania z ryczałtu. Outsourcing przynosi też liczne korzyści ekonomiczne, które wynikają z redukcji kosztów stałych oraz podniesienia elastyczności finansowej przedsiębiorstwa.
Rozliczenia w modelu hybrydowym
Warto pamiętać, że wdrożenie modelu hybrydowego wiążę się z wyodrębnieniem obszarów pozostających w gestii właściciela firmy. Dotyczy to np. decyzji cenowych czy bezpośrednich relacji z klientami. Część obszarów przejmuje na siebie zewnętrzne biuro rachunkowe, włącznie z prowadzeniem ewidencji przychodów, rozliczeniami ZUS czy przygotowywaniem informacji dla fiskusa. Umowa zawsze powinna uwzględniać obowiązki dowodowe przedsiębiorcy względem urzędu skarbowego – zwłaszcza, gdy korzysta on z opodatkowania ryczałtem. Niektóre rodzaje przychodów mogą być specyficzne dla branży usługowej. Stawki ryczałtu są dla nich przypisane, co wymaga bardzo precyzyjnego dopasowania operacji do prawidłowych kategorii. Aby utrzymać ciągłość biznesową, należy zadbać o poprawne określenie procedur przekazywanie dokumentacji, mechanizmów zabezpieczeń w razie konieczności szybkiej zmiany formy opodatkowania czy też terminów raportowania.
Kadry i płace w modelu hybrydowym
Outsourcing płacowy przynosi wiele korzyści dla małej firmy. W takim przypadku zewnętrzny podmiot zarządza całym procesem naliczania wynagrodzeń czy składek ZUS, a także bierze na siebie sporządzanie deklaracji i raportów. W modelu ryczałtowym znacząco upraszcza to dokumentacje kosztową, a także eliminuje ryzyko błędów związanych z kalkulacjami. Dla małych firm delegowanie takich obowiązków minimalizuje obciążenie administracyjne, a zarazem gwarantuje zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy czy wymaganiami ubezpieczycieli. Umowa outsourcingowa zawsze powinna zawierać informacje dotyczące terminów wypłat, obsługi kontroli zewnętrznych czy procedur związanych z ewentualnymi korektami.
Zabezpieczenie przed ryzykiem
Aby trafnie wybrać dostawcę usług księgowych i płacowych, warto odpowiednio zweryfikować kompetencje danego podmiotu. Nie bez znaczenia pozostają kwestie związane z bezpieczeństwem danych Dla biur realizujących usługi księgowe ryczałt sam w sobie również jest istotny, dlatego warto wybrać specjalistów doświadczonych w obsłudze firm działających w takiej formie opodatkowania. Współpraca zawsze powinna bazować na umowie jasno określającej zakres obowiązków, odpowiedzialność za poprawność rozliczeń czy mechanizmy audytu. Warto też uwzględnić możliwość przejścia na pełną księgowość w razie przekroczenia progów przychodowych. Dobrym rozwiązaniem jest współpraca z doradcą zaznajomionym w prawie handlowym. W przypadku podmiotów takich, jak spółka z oo pełna księgowość jest konieczna. Obsługa hybrydowa zapewnia więc małym firmom dużą elastyczność operacyjną, a zarazem gwarantuje zachowanie wszystkich standardów zgodności.
