Gdy tylko Julia założyła firmę, od razu wpisała w wyszukiwarkę Google frazę „biuro rachunkowe Warszawa”, aby znaleźć najlepszą księgową, które zajmie się jej papierologią. Jednak gdy zobaczyła, ile kosztują usługi najlepszych księgowych, wpadła — jak jej się wydawało — na świetny pomysł.
Postanowiła, że samodzielnie zajmie się księgowością. Momentalnie wyliczyła sobie na kartce, ile dzięki temu zaoszczędzi w skali roku. Coś jej jednak w głębi duszy mówiło, że powinna najpierw ten „świetny pomysł” skonsultować ze znajomą księgową. Tak też zrobiła.
Zatelefonowała do Marysi i umówiła się z nią na mieście, aby podzielić się swoim pomysłem. Jak przebiegło spotkanie i co doradziła księgowa? O tym za chwilę. Najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie, czym się zajmuje biuro księgowe w stolicy…
1. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia, kto może korzystać z usług biura rachunkowego z Warszawy
W potocznej opinii przyjęło się, że biura księgowe obsługują jedynie jednoosobowe działalności gospodarcze. Nie jest to jednak prawdą. Otóż biuro księgowe to firma, która zajmuje się prowadzeniem różnego rodzaju usług z dziedziny księgowości, zarówno dla różnych podmiotów gospodarczych, jak i dla klientów indywidualnych.
Wymaga to od księgowej dogłębnej znajomości treści ustaw i rozporządzeń, takich jak:
- Ustawa o rachunkowości;
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych;
- szereg rozporządzeń, szczególnie o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.
Do usług określonych we wspomnianych ustawach należą m.in.:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- rejestrowanie zdarzeń na podstawie dowodów księgowych w porządku chronologicznym i systematycznym;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- rozliczenie inwentaryzacji;
- wycena aktywów i pasywów;
- ustalanie wyniku finansowego firmy.
W praktyce zakres usług, którymi zajmuje się księgowa, jest znaczenie szerszy.
Często obejmuje on następujące czynności:
- sporządzanie umów o pracę;
- rozliczanie składek ZUS;
- naliczanie wynagrodzeń.
Jak więc widzimy, wachlarz usług biura nie jest skierowany wyłącznie do jednoosobowych działalności gospodarczych. Z ich usług korzystają także duże przedsiębiorstwa, które z różnych przyczyn zrezygnowały z utworzenia swojego działu księgowego. W gronie klientów znajdują się również osoby fizyczne, które potrzebują pomocy chociażby przy wypełnianiu deklaracji PIT w związku z corocznym rozliczeniem podatku dochodowego.
2. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia, czym się nie zajmuje biuro rachunkowe z Warszawy
Oto kilka czynności, których nie wykonuje biuro księgowe:
- nie podejmuje działań niezgodnych z prawem oraz czynności nieetycznych: biuro księgowe powinno przestrzegać zasad etyki zawodowej, czyli na przykład nie może działać na szkodę klienta czy fałszować dokumentów;
- nie zajmuje się planowaniem strategii biznesowej: rola biura sprowadza się do dostarczania informacji finansowych, na podstawie których firma sama formułuje plany strategiczne;
- nie zajmuje się podejmowaniem decyzji inwestycyjnych: biuro dostarcza dane istotne z punktu widzenia inwestycyjnego, a decyzje podejmuje już zarząd firmy;
- nie zajmuje się podejmowaniem decyzji biznesowych: biuro zajmuje się obsługą księgową i finansową, aby przedsiębiorca miał wolną głowę do podjęcia właściwych decyzji;
- nie zajmuje się czynnościami, które nie zostały zawarte w umowie: jeśli więc dana firma chce, aby biuro zajmowało się czymś więcej niż prowadzeniem ksiąg, powinna dopilnować, aby zostało to ujęte w umowie.
Warto mieć na uwadze to, że każde biuro świadczy inny zakres usług, należy więc przed podpisaniem umowy sprawdzić ofertę danego biura rachunkowego.
3. Księgowa z Ursynowa podpowiada, jaki jest zakres podstawowych usług oferowanych przez biuro rachunkowe z Warszawy
Oto co obejmują usługi oferowane przez księgową:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych: biuro prowadzi księgi rachunkowe na podstawie dowodów księgowych. Księgowa prowadzi także ryczałt ewidencjonowany oraz księgę przychodów i rozchodów;
- gromadzenie dokumentacji: biura księgowe przechowują dowody księgowe firmy, a także inną dokumentację, którą przewiduje ustawa o rachunkowości. Zgromadzone dokumenty służą potem do ustalenia wyniku finansowego firmy;
- przygotowanie deklaracji i kontakt z urzędami: to właśnie księgowa często kontaktuje się z organami skarbowymi w związku z kontrolą podatkową czy skarbową. Biuro księgowe zajmuje się także przygotowaniem i składaniem deklaracji, takich jak: PIT, CIT czy VAT, a także odpowiada za kontakt z instytucjami: ZUS-em i urzędem skarbowym;
- sporządzanie sprawozdań finansowych klientów: biura sporządzają sprawozdania swoich klientów (np. corocznie sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego);
- obowiązki związane z aktywami i pasywami: ustawa o rachunkowości zobowiązuje także biura księgowe do okresowego ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w firmie, a także do ich sprawdzania za pomocą inwentaryzacji. W zakresie ich usług mieści się także wycena aktywów i pasywów.
4. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia, na czym jeszcze polega praca biura rachunkowego z Warszawy
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, zakres obowiązków księgowej zależy od zapisu w umowie.
Jakie dodatkowe usługi może zaoferować biuro księgowe? Oto one:
- kompleksowa pomoc w założeniu firmy: od rejestracji w CEiDG oraz w urzędach aż po założenie konta firmowego;
- wyliczanie składek ZUS i podatków: oprócz samego wyliczenia składek do ZUS-u czy podatku dochodowego oraz zaliczek na podatek, biuro powinno także przekazać swoim klientom odpowiednio wcześnie informację o obowiązku ich uiszczenia, gdyż ich opłacenie należy do obowiązków przedsiębiorcy;
- obowiązki kadrowo-płacowe: biuro, które świadczy usługi kadrowo-płacowe, rejestruje pracowników w ZUS-ie, sporządza dla nich umowy, nalicza wynagrodzenia oraz zwolnienia chorobowe, a także prowadzi akta osobowe i tym podobne.
5. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia, czy zająć się samemu księgowością, czy raczej wynająć biuro rachunkowe z Warszawy?
Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, powróćmy do historii Julii z pierwszego akapitu. Otóż kobieta umówiła się na spotkanie ze swoją przyjaciółką, księgową Marią. Chciała się z nią podzielić swoim pomysłem dotyczącym samodzielnego prowadzenia księgowości firmy, bez pomocy biura.
Kobiety spotkały się w kawiarni i Julia opowiedziała o swoim „świetnym pomyśle”. Gdy Maria wysłuchała Julii, wyciągnęła z torebki długopis i kartkę papieru, którą przedzieliła linią na dwie części. Potem rzekła: „Po lewej stronie wypiszemy plusy, jakie zyskasz z samodzielnego prowadzenia księgowości, po prawej zaś zanotujemy plusy, jakie ci przyniesie wynajęcie biura księgowego”. Chwilę później kartkę wypełniły dwie listy.
Oto plusy z samodzielnego prowadzenia księgowości:
- oszczędność pieniędzy: brak konieczności płacenia za usługi księgowe;
- ochrona danych poufnych: nikt spoza firmy nie będzie miał dostępu do danych finansowych oraz informacji o kontrahentach.
Oto plusy z wynajęcia biura księgowego:
- oszczędność czasu: nie będzie trzeba poświęcać czasu ani na księgowanie, ani na dokształcanie się. Biuro śledzi zmiany w przepisach podatkowych i księgowych, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami;
- wolna głowa: będzie można się skupić na rozwoju firmy, a nie na zajmowaniu się sprawami księgowymi;
- święty spokój: korzystanie z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów minimalizuje ryzyko błędów księgowych oraz prawdopodobieństwo otrzymania kar finansowych.
- brak ryzyka: biuro księgowe ma polisę OC i ponosi odpowiedzialność za swoje błędy;
- wsparcie: możliwość uzyskania fachowych porad i wsparcia w kwestiach finansowych i podatkowych.
Gdy Julia porównała obie listy, rzekła z uśmiechem na twarzy: „To jednak nie był dobry pomysł, gdyż chcąc zaoszczędzić, mogłam narazić się na kosztowne błędy, w których wyniku wydałabym więcej niż na księgowość… Mario, czy chciałabyś poprowadzić moją księgowość?”. Maria przytaknęła ruchem głowy. W ten oto sposób Julia wybrała Biuro Rachunkowe ACASTA z Warszawy, gdzie pracowała jej przyjaciółka…
