Gdy Andrzej zakładał firmę na ryczałcie, nie szukał biura rachunkowego w Warszawie. Postanowił samodzielnie zająć się prowadzeniem księgowości, gdyż uważał, że zrobi to lepiej niż ktoś inny, a przy okazji zaoszczędzi pieniądze.
Mijały kolejne miesiące, a jego firma rozwijała się lepiej, niż przypuszczał. Nigdy nie miał problemów z fiskusem, wszystkie rozliczenia robił na czas. Problemy zaczęły się wtedy, gdy przekroczył 200 tysięcy złotych przychodu.
Chociaż po przekroczeniu tej kwoty samodzielnie zarejestrował się do podatku VAT, coraz częściej brakowało mu czasu na zajmowanie się księgowością: nie wystawiał w terminie faktur dla swoich klientów, nie składał odpowiednich deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego…
To poskutkowało wykreśleniem jego firmy z rejestru podatników VAT. Tym samym klienci mieli kłopot z odliczeniem podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Andrzeja, zaczęły się nieprzyjemne telefony.
Czy Andrzej przełamał swój opór przed wynajęciem biura księgowego? O tym za chwilę. Najpierw powiedzmy sobie, jak wybrać dobre biuro w stolicy.
1. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: jak sprawdzić i zweryfikować opinie o biurze rachunkowym z Warszawy?
Oto jak można zweryfikować kompetencje biura księgowego:
- warto odwiedzić siedzibę biura, aby poznać księgowego i zadać kluczowe pytania, np. czy posiada polisę OC, nie tylko obowiązkową przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ale przede wszystkim chroniącą przed błędami w KPiR, deklaracjach VAT czy naliczaniu płac;
- warto sprawdzić opinie o biurze, zarówno te w Google, jak i na Facebooku. Prawdziwe opinie — w przeciwieństwie do kupionych — są szczere, emocjonalne i pisane prosto z serca, co da się wyczuć…;
- warto sprawdzić, w jakich branżach ma doświadczenie, a także upewnić się, czy posiada zespół księgowych, którzy będą mogli zastąpić kolegę lub koleżankę na wypadek choroby lub urlopu.
2. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: czy pracownik biura rachunkowego z Warszawy odpowiada za błędy?
Niezależnie od tego, czy błąd pracownika biura jest zawiniony, czy też nie, to i tak w pierwszej kolejności przed fiskusem odpowie przedsiębiorca.
Pracownicy biura najczęściej popełniają następujące błędy:
- nieprawidłowo naliczają należny podatek;
- nie informują klienta o obowiązku podatkowym;
- nieprawidłowo prowadzą dokumentację księgową.
Niestety, ale korzystanie z usług biura nie wyłącza odpowiedzialności przedsiębiorcy, który za jego błędy może ponieść odpowiedzialność karną lub finansową. Zgodnie z artykułem 26 ordynacji podatkowej za zobowiązania podatkowe przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem. Jeśli więc dojdzie do jakichkolwiek błędów czy uchybień, organy skarbowe pociągną do odpowiedzialności podatnika. Fakt, że obsługą księgową zajmowało się biuro księgowe, nie jest brany pod uwagę.
W przypadku nałożenia kary finansowej przedsiębiorca może domagać się odszkodowania od biura, które dopuściło się błędu. Z kolei właściciel biura może obciążyć kosztami pracownika, który bezpośrednio przyczynił się do powstania szkody, na podstawie odrębnych ustaw.
3. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: czy biuro rachunkowe z Warszawy podlega kontroli organu administracji publicznej?
Prowadzenie ksiąg rachunkowych uważane jest za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku „Prawo przedsiębiorców”, która jak najbardziej podlega standardowej kontroli przez organ administracji publicznej.
Biuro księgowe mogą prowadzić przedsiębiorcy, którzy:
• mają pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie byli skazani prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Kontrola biura księgowego powinna przebiegać zgodnie z zasadami określonymi we wspomnianej ustawie. Wyjątkiem są kontrole o szczególnym reżimie prawnym, takie jak kontrole celno-skarbowe.
4. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: jakie uprawnienia musi mieć biuro rachunkowe w Warszawie?
Obecnie biuro księgowe nie musi mieć specjalistycznych uprawnień, takich jak certyfikat ministra finansów. Obowiązek ten wygasł 10 sierpnia 2014 roku, kiedy weszły w życie przepisy dotyczące deregulacji niektórych zawodów, w tym usług księgowych.
Od tego momentu czynności te może wykonywać każdy, kto spełnia dwa podstawowe wymogi prawne, o których wspomnieliśmy wcześniej. Osoba taka musi także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Warto sprawdzić, czy biuro taką polisę ma, gdyż w przypadku błędów w podatku VAT czy podatku PIT/CIT będziemy mogli dochodzić odszkodowania od biura księgowego.
Tak więc do działalności biura nie jest wymagane posiadanie żadnych szczególnych uprawnień. Jednak osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie wcześniejszych przepisów, mogą się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych.
Warto zatem sprawdzić, czy biuro prowadzi osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, takimi jak chociażby wspomniany certyfikat ministra finansów: oto wykaz osób posiadających certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne.
5. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: po czym rozpoznać dobrego księgowego i jak zweryfikować, czy jest uczciwy?
Oto lista zalet dobrego księgowego:
- wiedza i doświadczenie: znajomość aktualnych przepisów podatkowych i księgowych oraz długoletnie doświadczenie w branży;
- certyfikaty i licencje: odpowiednie certyfikaty, jak np. certyfikat ministra finansów;
- rekomendacje: pozytywne opinie klientów oraz rekomendacje od znajomych czy rodziny;
- komunikatywność: umiejętność jasnego i zrozumiałego wyjaśniania zawiłości księgowych i podatkowych;
- skrupulatność i dokładność: zwłaszcza przy sporządzaniu dokumentów finansowych.
Oto jak zweryfikować, czy księgowy jest uczciwy:
• posiada pozytywne opinie w Internecie i u naszych znajomych;
• zawsze chętnie przedstawia swoje metody pracy i nie ukrywa żadnych informacji;
• biuro księgowe jest zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w CEiDG.
6. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe w Warszawie?
Najlepszym momentem na zmianę biura księgowego jest zazwyczaj zakończenie roku podatkowego lub czas po zamknięciu kwartalnych rozliczeń. Pozwala to na płynne przejście bez zakłóceń. Ważne jest również to, aby nowy księgowy miał czas na zapoznanie się z dokumentacją i specyfiką firmy.
Oto sygnały, że warto pomyśleć nad zmianą biura księgowego:
- niska jakość usług: częste błędy w księgowości, opóźnienia, brak profesjonalizmu;
- brak komunikacji: księgowy jest niedostępny, nie odpowiada na pytania lub nie udziela wystarczających informacji;
- zmiana potrzeb firmy: firma się rozrasta lub zmienia działalność, a księgowy nie jest w stanie dotrzymać jej kroku;
- problemy prawne: biuro księgowe nie przestrzega przepisów lub jest zamieszane w działania niezgodne z prawem.
7. Księgowa z Ursynowa wyjaśnia: na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy z biurem rachunkowym w Warszawie?
Oto siedem kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy z biurem księgowym:
- zakres usług: warto konkretnie określić, jakie usługi będzie świadczyć biuro. Czy mamy na myśli tylko prowadzenie ksiąg, czy też doradztwo podatkowe i finansowe?;
- koszty: należy sprawdzić, jaki jest koszt i zakres usług, a także czy nie ma ukrytych opłat dopisanych małym drukiem ale pamiętaj, że cena nie powinna być jedynym kryterium wyboru
- terminy: należy ustalić jasne terminy wykonania poszczególnych zadań i obowiązków;
- odpowiedzialność: warto określić, kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy i jakie są procedury reklamacyjne;
- poufność: czy w umowie są zapisy dotyczące ochrony danych osobowych i poufności?;
- okres trwania umowy: powinno się określić, na jak długo zawierana jest umowa oraz jakie są warunki jej rozwiązania;
- komunikacja: warto ustalić zasady komunikacji i dostępności księgowego.
Dobre biuro rachunkowe powinno oferować kompleksową obsługę, dostosowaną do potrzeb Twojej firmy, oraz być elastyczne w przypadku zmieniających się wymagań prawnych.
Jak się wyraził klasyk: „Jasne warunki czynią przyjaciół”. Oznacza to, że dokładna analiza i negocjowanie warunków umowy przed jej podpisaniem zapewnią lepszą współpracę i pomogą uniknąć wielu nieporozumień.
Podsumowanie: jak wybrać dobrą księgową w stolicy?
Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, powróćmy do historii Andrzeja. Otóż przedsiębiorca przełamał swój opór przed powierzeniem księgowości profesjonalistom. Rozpoczął poszukiwania świetnego biura księgowego w stolicy, któremu mógłby bez obaw powierzyć swe finanse.
Stosując się do powyższych zasad, znalazł właściwe biuro. Nowa księgowa nie tylko skutecznie przywróciła go do rejestru podatników VAT, złożyła zaległe deklaracje JPK, ale także na bieżąco prowadziła jego rozliczenia podatkowe oraz ZUS.
Życie Andrzeja uległo diametralnej zmianie za sprawą Biura Rachunkowego „ACASTA” z Warszawy .Od czasu powierzenia mu swej księgowości przedsiębiorca nie ma już problemów z płatnościami za swoje usługi, nie dostaje mandatów karnoskarbowych i zyskał coś, czego nie kupi się za żadne pieniądze: czas, który może spędzać ze swoją rodziną oraz „święty spokój”…
