Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej, zanim się zacznie?

Do podstawowych etapów przygotowań przedkontrolnych należy zapewnienie zgodności między źródłową dokumentacją a zapisami księgowymi, szczególnie rejestrami VAT, rozliczeniami podatku dochodowego czy ewidencją środków trwałych. Proces ten wymaga bieżącej analizy w obiegu dokumentów, a także ich poprawnego księgowania w programach finansowo-księgowych czy systemach ERP. Istotne znaczenie ma przy tym kompletność i jakość zapisów prowadzonych przez księgowość spółki, ponieważ stanowi one podstawowe źródło informacji weryfikowanych przez organy kontrolne. Warto też pamiętać o poprawnym udokumentowaniu kosztów uzyskania przychodów, świadczeń niestanowiących podstawy do odliczeń czy też wszelkich transakcji zagranicznych. Porządek w trakcie kontroli w dużej mierze zależy od staranności przygotowania bilansu, zestawień analitycznych czy rachunku zysków i strat.

Do ważnych obszarów przygotowywanych przed kontrolą należy zgodność dokumentacji kadrowej z przepisami prawa pracy czy wymaganiami w zakresie ubezpieczeń społecznych. Rozwiązaniem korzystnym w tym zakresie może być outsourcing usług kadrowo płacowych. W takim przypadku to nasze zewnętrzne biuro rachunkowe w Warszawie bierze na siebie odpowiedzialność za jakość danych przekazywanych do ZUS czy urzędów skarbowych. Outsourcing kadrowo płacowy może ponadto obejmować cykliczne weryfikacje dokumentacji, poprawności deklaracji rozliczeniowych czy aktualności danych osobowych i ewidencyjnych. Podstawę udanych kontroli w tym obszarze stanowi też właściwa organizacja teczek osobowych, ewidencji czasu pracy i zwolnień lekarskich czy zarządzanie umowami o pracę. Wszelkie braki formalne czy niezgodności z danymi trafiającymi do urządów mogą prowadzić do konieczności wprowadzania korekt.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych muszą szczególnie dbać o transparentność wszystkich rozwiązań ewidencyjnych, a także ich pełną zgodność z ustawą o rachunkowości. Przykładem może być pełna księgowość w spółce z oo, która wymaga odpowiedniego przypisania dokumentów źródłowych, jasnego określenia polityki rachunkowości w zakresie wyceny aktywów czy ustalenia sposobu ujmowania przychodów i kosztów amortyzacji. Na jakość raportów finansowych analizowanych w czasie kontroli skarbowej realnie wpływa przejrzystość ewidencji, a tym samym rzetelność zapisów oraz ich spójność. Warto więc zadbać o właściwą strukturę procesów księgowych, która pozwoli na szybkie udostępnianie danych oraz wyeliminuje ryzyko rozbieżności w raportach.

Profesjonalne usługi księgowe powinny bazować na regularnej wymianie informacji, które dotyczą dokumentów źródłowych, umów czy faktur. Uwagi wymaga zwłaszcza zgodność danych z plikami JPK, a także ich terminowe składanie. Obecnie znaczenie ma również weryfikacja techniczna dokumentów, włącznie z poprawnością numerów NIP, stawek VAT, dat wystawienia czy nazwami kontrahentów. Informacje te są bowiem automatycznie analizowane przez systemy Krajowej Administracji Skarbowej. W procesie przygotowań do kontroli należy zatem zadbać o monitorowanie chociażby terminowości rozliczeń PIT, deklaracji ZUS czy zgodności z danymi w systemach kadrowych.

Przed kontrolą skarbową warto zadbać również o opracowanie właściwych procedur wewnętrznych, które dotyczą dokumentacji. W większości przypadków muszą one obejmować etapy związane z obiegiem i archiwizacją dokumentów, at a także określeniem zasad postępowania w razie zapytań ze strony organu podatkowego. Rozwiązaniem zalecanym w wielu firmach jest prowadzenie rejestru potencjalnych ryzyk podatkowych, pozwalającego na ich regularną analizę w oparciu o zmieniające się interpretacje przepisów czy orzecznictwo sądowe. Warto też zadbać o zachowanie ciągłości dochodowej, na co pozwala prowadzenie pełnej korespondencji elektronicznej dotyczącej rozliczeń, dostępność dokumentów księgowych w postaci cyfrowej i papierowej oraz gromadzenie protokołów związanych z rozliczeniami. Odpowiednie przygotowanie w tym zakresie nie tylko zabezpiecza przed potencjalnymi karami finansowymi, ale też stanowi sposób na zaprezentowanie firmy jako podmiotu w pełni transparentnego oraz działającego zgodnie z przepisami.